餐飲業開店掌握生意的第一步,正確選擇餐飲POS系統很重要!究竟什麼是餐飲POS系統呢?從基本功能來看,餐飲POS系統,必須具備點餐、收銀、營運報表、開立發票等功能來管理開店流程。稍做了解後,你會發現除了傳統POS機外,還有不同型態的iPad POS、平板POS、雲端POS系統等。第一次創業當老闆,我應該如何選擇我的第一套餐飲POS系統?第一要件,當然要滿足基本營業需求,從好操作的菜單管理功能、快速的點餐效率、分類清晰好懂的訂單、直覺操作的系統流程;其次,報表功能更是一大核心,當你忙活了整天,一定會希望作帳可以讓系統自動化,不需要在人工計算每一張訂單的金額,再打開抽屜清點現金存量;最後最重要的分析功能可不能少,包含訂單分析、交易分析與品項銷售排行,提前幫你洞察店內顧客的消費行為,每一環節都是都是評估一套餐飲管理系統是否適用的重要關鍵。

究竟大家時常耳聞的餐飲POS系統、點餐收銀系統與POS機點餐,實際具備哪些功能?為何又有所謂傳統POS、雲端POS或iPad POS系統的分別?以下將帶大家從POS系統功能比較表,輕鬆區分餐飲系統服務差異性,帶你找到創業開店最合適的餐飲POS系統,快速接軌餐飲業數位轉型經營模式。

咖啡店餐飲iPad POS系統使用實例,在環境有限情況下選擇 iPad POS系統,不只美觀更減少櫃檯空間浪費。
咖啡店餐飲iPad POS系統使用實例,環境有限情況下選擇 iPad POS 系統,不只美觀更減少櫃檯空間浪費。(圖1)

POS系統的基本定義是什麼?

POS系統 或 POS機,全名為:銷售時點情報系統(Point of Sale或 EPOS, Electronics at the Point of Sale ),是一種廣泛應用在零售業、餐飲業、旅館等行業的電子系統。市面上常見的餐飲POS系統類型,廣義上可分為 傳統 POS系統(買斷式)以及 iPad POS 系統(月租型)。主要由硬體設備與軟體系統組成,能夠協助店家在銷售商品時,進行統計商品的銷售(訂單與交易)、庫存、報表與顧客購買行為及開立電子發票等店務管理的一套系統。由於技術演變,現代零售業及餐飲業 POS系統 應用範疇不斷擴大,許多廠商已將英文「Point of Sale」改稱為「Point of Service」中文稱為:服務式端點銷售系統。

在早餐店的iPad POS系統使用情境中,為了講求快速,除了能在櫃檯快速點餐,同時以系統也以「店內連線」即時傳遞訂單。(圖2)
在早餐店的iPad POS系統使用情境中,為了講求快速,除了能在櫃檯快速點餐,同時以系統也以「店內連線」即時傳遞訂單。(圖2)

POS系統 常見的硬體設備,包含:出單機、標籤貼紙機、電子錢櫃(箱)、掃描槍(器)設備等。依不同系統可支援的連線模式,透過實體網路線、錢櫃線或藍牙連線,來與系統配對串連,支援列印工單、收據明細、標籤貼紙及開立電子發票。

POS系統出單機,可用於列印工單(小白單)、收據(點餐明細)或開立電子發票。(圖3)
POS系統出單機,可用於列印工單(小白單)、收據(點餐明細)或開立電子發票。(圖3)

iPad POS系統的基本定義是什麼?

iPad POS系統顧名思義,以iPad為操作主體的POS軟體,型態多以APP形式上架,使用者需要下載並安裝於iPad上才能進行操作。這種模式是在蘋果公司(Apple Inc.)推出行動裝置 iPad 後,才開始逐漸普及的系統形式。以行動裝置為主機的POS系統,又稱為行動銷售時點情報系統(mobile point of sale,mPOS),應用於餐飲、零售及服務業。透過智慧型手機、平板電腦或無線裝置來進行收銀和電子銷售時點情報系統終端的功能。

以 iPad 作為 POS 系統 主機的裝置,能依據軟體不同,單獨進行安裝或至APP Store及Google Play下載,並且具備雲端儲存交易資料特性,有效防止裝置存儲資料遺失風險。使用上與一般 傳統 POS 系統不同,在軟硬體、功能、價格服務上都有很大的差別。

以 iPad做當做 KDS 廚房顯示系統,不同備餐工作區,可一起準備(圖4)
以 iPad做當做 KDS 廚房顯示系統,不同備餐工作區,可一起準備(圖4)

傳統餐飲POS系統 與 iPad POS系統的比較

1. 傳統餐飲POS系統

  • POS系統功能

傳統 POS 系統的基本功能大多包含,如:點餐結帳、開立發票、庫存管理、銷售報表等,台灣各家系統商也會有不同技術支援,提供套裝買斷式軟體服務。一般來說傳統POS系統功能多為制式內建在系統當中,廠商已將套裝功能安裝到電腦形式的POS主機中,在出售時就是整套打包帶走,操作類似不同功能區塊Excel表,如要新增或修改功能都不容易。有些或許是特定餐飲類型用不到的,卻也無法向廠商要求刪減。

舉例來說,飲料店業者不需要內用的桌位功能,但 POS 系統操作介面卻顯示內用帶位的按鈕或是桌位圖。功能用不上之外,也可能讓店員誤觸延遲點單結帳流程。如果有額外需求也需要付費進行 POS 系統 客製化,對於新開業的店家,在還未清楚實際需求下安裝反而更浪費錢。

如另有整合支付金流、外送平台串接、QR Code掃碼點餐及線上點餐系統等,需要另外加購。因此不少傳統POS系統商主力在於提供大型連鎖品牌客製化服務,讓總部自行維運分店系統。在資料儲存方面,傳統POS系統 通常是儲存在主機而非雲端資料庫,如果沒有定期進行備份或上傳,可能面臨檔案損毀,資料一夕間消失。

  • POS系統服務

傳統POS系統服務,提供餐廳菜單建置、客戶服務、業務諮詢以及技術諮詢管道。通常保固期限為一年,就像是新買的家電用品,硬體損壞必須拿回去送修。但對於講求效率的餐飲業,等機器維修或換新可能就要等個大半天,大大影響營運效率。傳統POS系統 廠商會有不同地區的業務或地區經銷商,從硬體安裝、技術諮詢到問題排解,都為一條龍服務。但如果需要及時排解問題,因爲沒有客服團隊即時協助,地區業務或經銷商可能沒辦法給予最立即的回覆。

  • POS系統價格

傳統 POS 系統價格,在臺灣通常為單次買斷式,一次買斷的費用大約在一萬到六萬元左右優點是可以永久使用,沒有租期限制。缺點是軟體功能更新速度,不一定跟上市場趨勢和需求,且每一家POS系統商硬體品質不一,若主機損壞、螢幕破裂或出單機老舊突發性故障,不僅在營業間立即對店內造成影響,還需支付額外維修及派工費用。一次付清看似划算,但若是之後想要開通店內刷卡、多元支付,以及線上點餐或外送平台訂單整合等功能,需要逐項加購計費,累積起來也是筆不小的金額。

  • POS系統硬體

傳統POS系統 硬體設備,包含桌上型主機,搭收銀錢櫃、發票機、出單機等。連線安裝需配合網路線、電源線、傳輸線,較不支援無線傳輸連線方式。一般會放在固定位置無法隨時攜帶搬移,因為體積較大所以需要空出櫃檯空間,裝潢前須妥善考量配線方式,以免顯得雜亂同時又影響連線穩定性。

傳統POS機示意圖(圖5)
傳統POS機示意圖(圖5:來源

2. 餐飲 iPad POS系統

  • iPad POS系統功能

iPad POS 系統 除了基本點餐結帳、開立發票、庫存管理、銷售紀錄等功能之外,具備多元模組化功能,像是會員集點、外送平台串接、零售掃描盤點或餐飲庫存系統等。這類型系統多半會提供店家管理後台,方便從各個裝置進行管理,不論從店家管理後台或是 iPad POS 系統,能看到清楚的報表分析,如:訂單列表、交易紀錄、時段/銷售品項分析及開立電子發票查詢列表,以進行店內業績實況分析。

iPad POS 系統 操作介面如同使用智慧型手機一樣,點擊滑動操作較簡單可以快速上手。此外,iPad POS 系統 雲端軟體定期更新特性,APP工程師會因應功能做系統優化,例如:外送平台串接、線上點餐等功能,業者再針對店內需求選擇需要的功能,確保即時符合餐飲市場經營趨勢。

疫情的變化也促成了餐飲店家數位轉型,開始導入線上點餐系統、QR Code掃碼點餐,在線上提供預約管道,直接整合多元支付,店裡的 iPad POS 系統及網頁後台就可以接收顧客訂單。一來能讓店家提早備餐,避免尖峰時段電話進線無暇接聽、多人排隊擁擠的問題;二來顧客也能節省時間、快速取餐,減少非必要的接觸。這便是 iPad POS 系統 快速接軌市場需求的優勢。

最重要的是,餐飲POS系統透過iPad能夠支援子機店內連線,接單時就幫助進行內外場工作分工。資料即時同步到雲端,更不用怕資料因為硬體損毀而消失,即使人不在店裡也能隨時了解店內狀況。如果是同時經營許多分店的業主,也能在同一個後台同步分店資料,快速掌控分店營業狀況,一舉多得~

iPad POS系統線上接單相對便利
iPad POS系統線上接單相對便利(圖6)
  • iPad POS系統服務

iPad POS 系統 多以月租形式(訂閱制)販售,月租費用包含軟體費用、雲端主機儲存、軟體功能定期更新以及即時線上技術服務。iPad POS 系統 服務安裝流程,一般來說會先由為地區業務人員到店介紹,確認軟體方案,依需求選擇安裝出單機、標籤貼紙機等,最後是正式安裝與教育訓練教學。店家最在意的售後服務,則有線上客服即時處理問題,幫助快速排解疑難雜症。訂閱制優點是店家不僅能在使用過程中獲得即時更新功能與服務,也可以保障實際營業間,有固定的操作教學、故障排除、硬體維修等售後服務協助窗口。

  • iPad POS系統價格

iPad POS 系統 通常以月租形式計費,廠商會提供各種不同方案供顧客選擇,可以根據自己的需求決定要使用哪種方案。在臺灣 iPad POS系統的軟體月租費大約在800到4,000元不等,包含定期系統維護更新、資料可攜及跨裝置管理。如有其他硬體需求則以買斷方式選購,有外送訂單串接、零售掃描、餐飲庫存或開立電子發票等加值需求,也可因應店內實際營業狀況再加購。每家廠商的硬體設備未必完全相容,如果不是首次使用系統,而要更換 POS廠商 的話,就需要多加注意硬體相容性的問題。

  • iPad POS系統硬體

iPad POS 系統 只需靠一台 iPad 就能當主機操作,直接連結 WiFi 解決 傳統 POS 系統 移動不便的問題,不佔用桌面空間,可隨時因應店內擺設來調整位置。除了 iPad 以外,系統同樣支援外接出單機、標籤貼紙機、錢櫃、掃描盒子或掃描槍,整合成一套全方位餐飲POS系統。

餐飲 POS 系統功能比較表

餐飲系統類別傳統 POS 系統iPad 餐飲POS 系統
POS 功能
1. 制式功能設計
2. 操作介面較複雜
3. 系統串接整合能力差
4. 資料多儲存於本機
5. 軟體功能較難更新
1. 彈性功能設計
2. 操作介面較直覺
3. 系統串接整合能力高
4. 資料儲存於本機及雲端
5. 軟體功能即時更新
POS 服務
1. 經銷或業務個人服務
2. 較少提供即時客服
3. 故障排除時間長
4. 硬體故障維修難
1. 業務或客服售後較完善
2. 提供即時線上客服
3. 故障排除時間短
4. 提供硬體備機借用機制
POS 價格
1. 買斷式
2. 主機必須購買
3. 週邊硬體限定機種
4. 各種服務另外加價
1. 月租型(訂閱制)
2. iPad 自備彈性高
3. 硬體通用性較高
4. 免費線上諮詢服務
POS 硬體
1. 電腦主機體積大
2. 螢幕一體機移動難
3. 空間適應力差
4. 實體線路接線多
1. iPad主機輕薄短小
2. 店內移動隨身攜帶
3. 空間適應力高
4. WiFi連線可使用

選擇 iPad POS 系統的 5 個理由

  • iPad POS系統整合性強

隨著數位化趨勢,iPad餐飲POS系統雲端軟體特性,更新系統功能速度相較 傳統POS系統更快,不只確保生意經營跟得上時代,更賦予資料儲存即時同步、可攜特性,滿足老闆不限時地掌握銷售實況的願望。從多元支付串接、線上點餐接單、外送訂單串接,幫助店家永遠走在時代最前面!

  • iPad POS系統主機移動性高

iPad POS 系統 適合多種餐飲類型,不論早餐、便當、中型餐廳或是街邊風格小店,都能隨店面空間來規劃系統使用,不再受到空間與體積限制,優化餐飲營運流程,在外場點餐結帳時,也能提供店員手持 iPad POS 系統點餐方式。

  • iPad POS系統子機KDS擴充易

iPad POS 系統 除的單一主機外,也支援多台子機擴充 KDS 廚房顯示系統,在進行店內連線功能,確保內外場訂單即時同步傳輸,架設 iPad POS子機 在內場當作工作站分工使用,例如:櫃檯點完餐,廚房、吧台及包裝區的 iPad 立即顯示顧客點餐內容,縮短人力溝通時間,出餐快速又有效率。若有大型燒烤、火鍋、日式風味餐廳,還可以設置各桌位獨立 iPad 桌邊自助點餐模式。

  • iPad POS系統整合能力

iPad POS 系統 不只幫助餐飲店家處理點餐、結帳收銀與流程優化需求。另一個重要環節,在系統內建會員模組,提供店家累積自有會員資料的管道,再搭配線上點餐、LINE點餐與會員集點來做促銷,即時推播最新優惠,培養顧客品牌忠誠度,還能分析消費者品項喜好!

  • iPad POS系統雲端報表分析

iPad POS 系統 除了在 iPad 主機提供營運報表、帳務查詢及關帳列印帳條功能,提供專屬店家管理後台,即時更新訂單資料,進行銷售品項分析、時段以及電子發票開立列表查詢功能。同時可進行全面性店家資訊管理、線上點餐模組及會員資料匯出,儲存攜帶均不受設備限制。

結語

看完 傳統 POS 系統 以及 iPad POS 系統 的差異性比較後,相信你已經對POS系統有初步的了解。下一篇文章將會教你 餐飲業如何選擇適合的 iPad POS 系統:功能、價格、方案,分析自身需求對應軟體功能,找到最能幫助經營的POS系統,讓你開店做生意事半功倍!