餐飲POS系統, 線上點餐系統

餐飲專欄

第7章 第8節 – 庫存系統與標籤

當店內販售的商品具備控管存量的需求時,希望在每一筆訂單銷售完成之後,統計店裡商品可售數量,那一定不能遺漏為店內菜單品項設定庫存的步驟。在本章節「庫存系統與標籤」中,您將可以認識到如何透過POS系統為品項設定庫存屬性、存量及數量盤點。當店內品項售完時,怎麼樣透過新訂單屋畫面快速設定售完商品。若店內有多項商品使用相同配料,那麼我們能夠藉由為特定材料設定「庫存標籤」來快速管理並售完相近系列品項。


認識庫存系統與標籤

庫存系統管理範圍

1. 庫存控量範圍

  • 單一菜單群組
    • 當店內僅使用一份菜單群組時,庫存系統可管理菜單群組中的單品及套餐。
    • 舉例說明:開早餐店的Bally建立一份有10種吐司、10種蛋餅、10種漢堡、10種米堡及10種飲料品項的菜單,並將這些品項搭配成20種精選套餐,則菜單中的70種品項內容,不論單品或是套餐都能使用庫存系統來控制數量。
  • 多時段菜單群組
    • 當店內同時使用二份以上菜單群組時,庫存系統可管理所有菜單群組中的單品及套餐。
    • 舉例說明:開便當店的Anne在午餐時段與晚餐時段分別販售不同的品項內容,因此在系統上建立一份午餐菜單及一份晚餐菜單。午餐菜單:有10種豬肉便當、10種雞肉便當、10種牛肉便當及10種飲料品項的菜單,並將這些品項搭配成10種精選套餐,午餐菜單總計50種品項。晚餐菜單:增加了10種素食便當,並將這些品項額外搭配成5種精選套餐,晚餐菜單總計15種品項。則二份菜單中的65個品項內容,不論單品或是套餐都能使用庫存系統來控制數量。

2. 同步連動機制

  • 為品項設定庫存狀態時,系統支援即時同步POS系統、線上點餐系統及掃碼點餐系統之品項存量數值。當您於POS系統將品項操作為「售完」狀態時,將同步關閉線上點餐系統、手機點餐APP及掃碼點餐系統之品項訂購按鈕,並顯示為:已售完。

名詞解釋

1. 庫存系統常見用詞

在未調動庫存狀態前,庫存系統針對品項的預設值為:發售中(不使用庫存)。

名詞定義
庫存編號品項新建時系統生成的編號,與編輯菜單中品項資訊右方所顯示之品項編號相同。
庫存狀態品項當前的發售狀態,包含「發售中(使用庫存)」、「發售中(不使用庫存)」及「停售」三種狀態。
-發售中(使用庫存)品項開放POS系統、線上點餐、手機點餐APP及掃碼點餐系統訂購,且依據個別設定數值管控可售數量。
-發售中(不使用庫存)品項開放POS系統、線上點餐、手機點餐APP及掃碼點餐系統訂購,不使用數值管理可售數量。
-停售品項停止銷售,線上點餐、手機點餐APP及掃碼點餐系統均暫停訂購,僅POS系統可供店內人員點餐。
庫存標籤類似分類概念,幫被選擇品項貼上標籤,例如:設定「漢堡麵包」標籤,將所有漢堡品項列入。

2. 庫存狀態用詞

名詞定義
出售 或 出售(APP)商品為出售狀態。品項是POS端出售或線上點餐與APP端出售。
取消訂單 或 取消訂單(APP)商品在取消訂單後,庫存紀錄作廢。取消店內或線上點餐與APP訂單。
修改訂單 (出售) 或 修改訂單 (出售) (APP)商品在修改訂單後,庫存紀錄調整。
手動調整(進貨/雲端進貨)商品由店內或後台進行補貨。
手動調整(盤點調整/雲端盤點調整)商品在非進貨及出售狀態下盤點調整。
手動調整(其它/雲端其他操作)其它非上述情況之庫存異動。

POS系統設定教學

調整品項庫存設定

1. 設定單一品項

  • 編輯單一品項庫存
  • 選擇品項
  • 點擊鉛筆按鈕選擇狀態
  • 庫存變更完成,下方顯示最新狀態
  • 新增套用標籤
  1. 前往設定 ➡️ 庫存系統 ➡️ 點擊中間上方列表按鈕選擇菜單群組
  2. 進入群組後 ➡️ 點擊選擇單品或套餐品項
  3. 進入編輯模式 ➡️ 點擊右上方✏️圖示 ➡️ 變更庫存狀態
    • 當品項為「發售使用庫存」時可調整:手動調整、發售中(不使用庫存)、停售
    • 當品項為「發售不使用庫存」時可調整:發售(使用庫存)、停售
    • 當品項為「停售」時可調整:發售(使用庫存)、發售中(不使用庫存)
  4. 變更完成將顯示最新狀態
  5. 品項下方會一併建立編輯紀錄與時間戳記
  6. 在庫存標籤區塊 ➡️ 點擊可勾選套用標籤或 ➡️ 點擊右上角+新增標籤套用

2. 批次設定多品項

  • 庫存系統首頁點擊鉛筆
  • 點擊選擇品項
  • 批次停售多個品項
  • 品項依序全部停售
  • 點擊選擇品項
  • 批次停售多個品項
  • 品項依序全部發售
  1. 前往設定 ➡️ 庫存系統 ➡️ 點擊中間上方✏️圖示
  2. 點擊 ⭕️ 選擇要調整狀態的品項
  3. 點擊右下方✏️圖示 ➡️ 變更庫存狀態
    • 可調整:發售中(不使用庫存)、停售
  4. 點擊編輯品項標籤 ➡️ 可勾選多項標籤並套用所有品項
  5. 完成所有動作後 ➡️ 點擊右上方「完成」

調整品項庫存數值

  • 手動調整庫存數字視窗
  • 盤點調整

  1. 前往設定 ➡️ 庫存系統 ➡️ 點擊中間上方列表按鈕選擇菜單群組
  2. 進入群組後 ➡️ 點擊選擇單品或套餐品項
  3. 進入編輯模式 ➡️ 點擊右上方✏️圖示 ➡️ 變更庫存狀態
  4. 當狀態為發售中(使用庫存)時,才能變更庫存數量
  5. 點擊選擇手動調整 ➡️ 變更品項數值
    • 進貨:當售完補貨時可使用
    • 盤點:當數值需校正回補時
    • 其它:上述兩者外之情況,可備註填寫備註原因
  6. 變更完成將顯示最新狀態
  7. 品項下方會一併建立編輯紀錄與時間戳記
  8. 在庫存標籤區塊 ➡️ 點擊可勾選套用標籤或 ➡️ 點擊右上角+新增標籤套用

快速售完與啟用

  • 右滑品項可快速變更狀態
  • 點擊售完即售完
  • 啟用品項
  • 點擊庫存可快速調整設定
  1. 在新訂單頁面 ➡️ 點擊品項右滑 ➡️ 選擇「售完」即可快速停售或快速啟用
  2. 如需調整庫存數值 ➡️ 點擊品項右滑 ➡️ 選擇「庫存」
  3. 進入視窗後 ➡️ 點擊右上方✏️圖示 ➡️ 變更庫存狀態
    • 當品項為「發售使用庫存」時可調整:手動調整、發售中(不使用庫存)、停售
    • 當品項為「發售不使用庫存」時可調整:發售(使用庫存)、停售
    • 當品項為「停售」時可調整:發售(使用庫存)、發售中(不使用庫存)
  4. 完成設定後 ➡️ 點擊視窗左上角「完成」

品項庫存標籤管理

1. 建立及刪除標籤

  • 品項標籤
  • 點擊+新增標籤
  • 新增完成顯示最下方
  • 左滑單一標籤可刪除
  • 點擊編輯可連續刪除
  1. 前往設定 ➡️ 庫存系統 ➡️ 點擊中間上方品項標籤按鈕展開標籤視窗
  2. 點擊右上角+後 ➡️ 輸入名稱可新增標籤
  3. 新增完成將顯示用視窗最下方
  4. 如欲刪除標籤 ➡️ 左滑可刪除單一標籤
  5. 點擊左上角「編輯」後 ➡️ 點擊-可連續刪除
  6. 完成所有操作後點擊左上角「完成」即可退出編輯模式

2. 修改標籤名稱

  • 點擊標籤圖示
  • 點擊欲修改標籤
  • 修改標籤名稱
  • 點擊完成
  • 再點擊完成退出編輯
  1. 前往設定 ➡️ 庫存系統 ➡️ 點擊中間上方品項標籤按鈕展開標籤視窗
  2. 點擊左上角「編輯」 ➡️ 所有標籤進入可編輯模式
  3. 新增完成將顯示用視窗最下方
  4. 如欲刪除標籤 ➡️ 左滑可刪除單一標籤
  5. 點擊左上角「編輯」後 ➡️ 點擊-可連續刪除
  6. 完成所有操作後點擊左上角「完成」即可退出編輯模式

3. 停售標籤下所有品項

  • 點擊欲停用品項的所屬標籤
  • 進入標籤頁面
  • 點擊左上角鉛筆圖示
  • 依序停售標籤分類中所有關聯品項
  • 改為發售請點擊發售所有品項
  • 依序發售標籤分類中所有關聯品項
  • 在視窗外層點擊「i」快速停用
  1. 前往設定 ➡️ 庫存系統 ➡️ 點擊中間上方品項標籤按鈕展開標籤視窗
  2. 點擊欲停售品項的標籤名稱
  3. 進入視窗後 ➡️ 點擊右上角✏️圖示
  4. 選擇「停售所有品項」,系統將依序停售這些品項
  5. 選擇「發售所有品項(不使用庫存)」,系統將依序調整品項為發售狀態

庫存紀錄同步機制

1. 同步或清除下載全店庫存

  • 等待上傳與下載作業
  • 同步完成
  • 清除本機僅以雲端紀錄為主
  • 輸入系統密碼或功能密碼
  • 確認執行動作
  • 同步庫存紀錄
  1. 前往設定 ➡️ 庫存系統 ➡️ 點擊中間上方同步按鈕
  2. 點擊「同步庫存紀錄」➡️ 等待系統上傳與下載(紀錄檢查中)
  3. 當視窗顯示「庫存檢查成功」表示作業完成

⚠️ 當店內多台 iPad 未同步庫存,希望全店品項紀錄一致並以雲端主機庫存紀錄為主,請採用以下步驟:

  1. 前往設定 ➡️ 庫存系統 ➡️ 點擊中間上方同步按鈕
  2. 點擊「清除本機紀錄後重新下載」➡️ 輸入密碼驗證
  3. 確認執行請點擊「確認」等待系統下載完成
  4. 視窗顯示「庫存檢查成功」表示作業完成

2. 同步或清除下載單一品項庫存

  • 前往設定庫存系統
  • 點擊單一品項
  • 輸入系統密碼或功能密碼
  • 等待上傳與下載作業
  • 同步完成
  1. 前往設定 ➡️ 庫存系統 ➡️ 選擇欲調整的品項
  2. 點擊「同步庫存紀錄」➡️ 等待系統上傳與下載(紀錄檢查中)
  3. 當視窗顯示「庫存檢查成功」表示作業完成

⚠️ 當店內多台 iPad 未同步庫存,希望單品項紀錄一致並以雲端主機庫存紀錄為主,請採用以下步驟:

  1. 前往設定 ➡️ 庫存系統 ➡️ 點擊中間上方同步按鈕
  2. 點擊「清除本機紀錄後重新下載」➡️ 輸入密碼驗證
  3. 確認執行請點擊「確認」等待系統下載完成
  4. 視窗顯示「庫存檢查成功」表示作業完成

查詢、列印與匯出庫存紀錄

1. 查詢單一品項庫存紀錄

  • 點擊欲查看品項
  • 進入可查詢出售時間
  • 或點擊上方日曆挑選時間
  • 待畫面資料更新
  1. 前往設定 ➡️ 庫存系統 ➡️ 點擊欲查看紀錄的品項
  2. 進入畫面後可瀏覽品項出售紀錄(出售=售出)
  3. 如欲查看其它時間 ➡️ 點擊上方「日曆」按鈕
  4. 等待畫面更新即可查看紀錄

2. 列印品項庫存紀錄

  • 點擊欲查看品項
  • 或點擊上方日曆挑選時間
  • 待畫面資料更新
  • 點擊上方匯出按鈕列印
  • 可由出單機印出紀錄
  1. 前往設定 ➡️ 庫存系統 ➡️ 點擊欲查看紀錄的品項
  2. 進入畫面後可瀏覽庫存紀錄
  3. 如欲查看其它時間 ➡️ 點擊上方「日曆」按鈕
  4. 等待畫面更新即可瀏覽紀錄
  5. 點擊上方「匯出」按鈕 ➡️ 選擇列印
  6. 即可透過出單機列印當前查閱範圍庫存數值

常見FAQ

  1. 庫存標籤使用範圍:庫存標籤套用範圍僅限於菜單群組中「品項」或「套餐」,無法套用於「一般選項」及「二選一」選項。
  2. 若單一品項同時套用多個標籤,如:蕃茄雞肉比薩使用(蕃茄紅醬、雞肉、比薩皮),則當停用雞肉後品項將被售完停用,又開啟番茄紅醬時,「蕃茄雞肉比薩」會從停用變更為開啟。


%d 位部落客按了讚: