餐飲POS系統, 線上點餐系統

餐飲專欄

【POS是什麼?】5分鐘帶你快速認識POS系統

POS是什麼?POS 系統 是一套能夠輔助店家完成結帳、記帳、庫存管理及開立發票等幾乎所有店務的工具

「 POS是什麼? POS機和 POS 系統 是一樣的嗎?」不論是開店新手,還是開業已久的老闆,一定有聽過大家在討論 POS 系統 。同時也會有疑問,「我需不需要 POS 系統?」簡單來說, POS 系統 是一套能夠輔助店家完成結帳、記帳、庫存管理及開立發票等幾乎所有店務的工具,甚至能夠做到會員管理、行銷導客或第三方系統整合,創造更高收益!

本篇文章將帶你了解 POS是什麼、 POS 系統 主要有哪些類型、 POS 系統 是由什麼組成、為什麼要使用 POS 系統 、如何挑選適合自己的 POS 系統 ,讓你能更認識 POS 系統 。


POS是什麼?

POS 系統 的英文全名為 :Point of Sale(縮寫POS),中文為銷售時點情報系統,指能夠協助各種產業類型的店家管理店內商品庫存、銷售與開立訂單等店務。藉此系統化流程提升經營效率,也能讓管理者清楚掌握門市營運狀況。根據不同類型的產業如餐飲、零售、服務型產業等,也會有功能上的差異。如零售 POS 需要商品庫存管理、商品銷、退貨等功能,餐飲 POS 則需要印單、KDS 廚顯系統等功能與內場協作。

POS 系統 主要有哪些類型?

餐飲 POS

不論大、小或連鎖餐廳都非常要求速度,對於極為重視效率的餐飲業,餐飲 POS 系統 功能主要以加速店內流程為主,如讓顧客線上點餐提前預訂外帶餐點;QR Code 掃碼點餐有效分散點餐人流;外場與內場透過 KDS 廚房顯示系統,彼此獨立作業,強化餐廳營運流程,大幅降低人力需求,甚至還有主打無人智慧門店模式,透過Kiosk讓消費者自助點餐結帳。

延伸閱讀:QR code 掃碼點餐好處有哪些?與傳統點餐方式優缺點評比

零售 POS

零售業為目前最廣泛的產業,主要需求就是商品庫存、進銷存管理。零售 POS 系統 在資料更新的即時性與完整性,如商品配有SKU貨號及條碼可用掃瞄槍快速傳輸資料;顧客購買、退換貨庫存資料能即時更新,讓店家能更集中且全面管理,讓銷售狀況一目瞭然。


服務 POS

通常是美業、健身房等服務類型店家,對於 POS 的需求不同於餐飲或零售業。因為商業模式都是提供服務,幾乎沒有實體商品,功能著重在顧客預約、課程管理及消費集點等,讓店家能更無微不至地服務顧客。

產業類型使用情境常用功能
餐飲 POS餐點幾乎現點現做顧客集中在同時段消費會員累積點數優惠活動QR Code掃碼點餐線上點餐系統KDS廚顯系統會員管理多元優惠工具

零售 POS
需隨時掌握商品庫存量顧客客能會退換貨會員點數累積優惠活動商品進銷存庫存管理退換貨管理紅利集點管理會員管理多元優惠工具

服務 POS
販售品項為無形商品顧客需長期預約服務會員專屬活動消費可累計點數課程管理安排工作人員排班預約系統課程管理服務管理會員管理
表一、各營業類型POS系統比較表

POS 系統 是由什麼組成?

目前市面上的 POS 系統 ,主要分為雲端 POS 系統 與傳統 POS機兩種。不論種類,一套 POS 系統 通常是由軟體與硬體組成。軟體是整套系統的核心,負責即時記錄銷售資訊、讓店內所有工作流程能正常運作;硬體則配合軟體,透過不同功能的硬體設備完成其他周邊作業。

POS 系統 軟體

POS 系統 軟體最常見的有將軟體整套安裝進 POS主機(使用 WindowsLinux 系統)的傳統 POS 機;與透過 APP 將 POS 系統 軟體安裝到智慧型手機、iPad等行動裝置(使用 Android、iOS系統等),並從雲端上傳、儲存資料的雲端 POS 系統 。
兩者的差異主要是數據資料的保存方式,傳統 POS機會將資料保存於硬體,若硬體故障可能會有資料毀損遺失的風險;雲端 POS 系統 則會將資料自動備份到雲端。

此外,傳統 POS 系統 出售時便已將軟體安裝進硬體中,功能制式,在系統擴充升級上的彈性十分有限;雲端 POS 系統 在功能升級有著極高的彈性,能夠因應餐飲市場做更新升級,平時也會遠端維護系統,店家可以根據店內需求選擇需要的功能,確保餐廳符合餐飲市場經營趨勢。

延伸閱讀:【 POS 系統 推薦這樣選!】 POS 系統 挑選6大重點

硬體設備

硬體則是依照不同店面需求自行搭配,以下是整理各項 POS系統 周邊設備硬體特性。

硬體名稱硬體特性
顯示螢幕負責顯示 POS 系統 介面傳統 POS 機多以原廠主機或電腦螢幕顯示雲端 POS 系統 多使用iPad、平板等行動裝置
錢箱存放現金,結帳時會彈出供收錢、找零
發票出單機印製顧客發票明細及印製工單給員工
貼紙機餐飲業:列印貼紙貼在外帶餐點上清楚標示餐點零售業:印製條碼標籤貼紙貼在商品上方便管理商品
刷卡機與 POS串接,結帳時顧客使用信用卡付款時使用
條碼掃描槍掃描商品條碼、發票載具以快速結帳、盤點
無線網路分享器確保 POS 系統 、其他硬體設備能夠穩定連線及運作
表二、常見POS系統周邊硬體設備統整表

為什麼要使用 POS 系統 ?

POS 系統 幾乎能管理店內所有營業項目,如結帳、記帳及庫存管理等,幫你節省大量人力與時間成本,還能幫助你管理會員、經營熟客,讓效益再提升。乍看之下是一筆花費,但長遠下來更能帶來數倍的營運價值,以餐飲 POS 系統為例:

提高內外場流程效率,縮短顧客訂購時間

 POS 系統 介面精簡直觀,工作人員只需依直覺操作便能快速完成結帳流程,出錯率也能大大降低。若是搭配使用線上點餐、QR Code掃碼點餐,讓顧客自己點餐,訂單直接匯入 POS 系統依序排列整合,更能大幅提升店內效率,節省時間與人力成本。

簡化重複性高的工作,統一管理店內庶務

開店除了現場即時的結帳、出餐等流程上的作業,也會遇到非即時性的店內庶務。如發票開立、報稅,透過POS系統,發票會在結帳完成的同時開立完成,記錄在後台;若餐廳在不同時段供應不同餐點,可以在後台一鍵切換菜單;管理與員工出勤打卡,POS系統也都能完整紀錄,自動計算上班時數。

輕鬆管理店內日常銷售訂單帳務

店家計算每日營收、毛利都是日常要處理的店務之一,透過POS系統,每筆訂單在點餐結帳當下就成為即時報表數據,可以清晰顯示營業期間收取的所有款項,每筆金額依訂單時間排序,還可以記錄進貨支出與其他收入,對賬也變得更方便。

完善會員經營管理搭配多元行銷工具

會員管理系統從消費路徑幫你完整記錄會員行為樣貌;會員集點功能,由店家設定集點規則,讓會員集點,讓會員更願意回訪店家。

搭配多樣化的優惠活動工具,如新客券、生日券、訂單折扣、優惠代碼、商品兌換、多件折扣買多送多等。還可以透過POS 系統推播公告,促進新客消費。

洞察店內營運狀況,洞察市場趨勢

POS 系統 將銷售結帳數據與會員集點資料整理成可供分析的報表,隨時隨地都能掌握餐廳即時銷售狀況與營運分析。還可以透過銷售品項數據分析、洞察市場趨勢、顧客喜好,策劃出符合市場需求的營運策略,有效率的經營優化店家。

如何挑選適合自己的 POS 系統 ?

釐清店內需求

先判斷自己的店家是什麼產業類型,再觀察日常中,店內遭遇的最大問題是什麼?想要解決的問題有哪些?我的店內需要哪些功能?在購買系統前,最重要的就是先了解自己需要什麼功能,在各家 POS 系統 廠商業務介紹自家 POS 系統 後,再評估是否符合自己的需求。

評估預算

店家購買 POS 系統 是筆不小的開銷,預算也是評估重點之一。 POS 系統 通常是功能越豐富,報價也會越高。建議可以先整理出自己的需求,再比較各廠商的哪些功能組合方案最符合你整理的需求組合清單,避免花費額外的資金在不需要的功能上。

預約專人諮詢

如果是初次開店在選擇 POS 的開店新手,可以預約專人介紹,讓各 POS 系統 廠商的開店顧問,直接與你當面做更全面、更深入的評估和介紹。讓你能仔細比較各家 POS 系統廠商的差異,找到最適合你的 POS系統。避免選錯系統,日後還要花費額外的時間更換新的 POS 系統,店內的人力也需要重新熟悉。

結語

本篇文章介紹了 POS 系統 ,希望讓剛接觸的老闆們認識 POS 是什麼,瞭解自己的店家適合什麼營運類型的 POS 系統 ,需要哪些軟體功能與周邊硬體設備來提升店內營運效率;以及 POS 系統 能帶來哪些效益,自己又該如何挑選適合店內的 POS 系統 。未來就能將重複性質的工作交給 POS 系統 ,讓自己有更多的時間規劃佈局店內的發展方向,用最小的成本創造數倍的營運效益。

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