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餐飲專欄

POS系統是什麼?雲端POS系統比較挑選6大重點

pos系統是什麼?Point of Sale(POS)-俗稱為:銷售時點情報系統,廣義來說是能協助店家處理銷售結帳、庫存、發票管理的一套系統;而pos系統又分成雲端pos系統與傳統pos,想開店或想轉換pos的你一定也想知道差別到底在哪?哪一種pos又會更適合自己呢?此篇文章是針對雲端pos系統與傳統pos做一些分析比較,讓你在選擇上更有頭緒。

雲端pos系統比較挑選6大重點

pos系統小白看到市面各式各樣的pos產品一定一頭霧水,除了收支付打發票外,還可以做會員管理與銷售分析?體積超大的傳統pos,跟只需一台iPad即可處理大部分店務的雲端pos系統,功能有差嗎?好不容易想下單了,收費方式除了買斷還有月租年租型?要考慮的面向實在是太多了,還沒開店蠟燭就多頭燒;所以pos系統到底該如何選擇?建議你從下面雲端pos系統比較挑選6大重點來做自我提問:

1. 價格:思考是一次買斷或月租型的會比較適合

開店初期租金、裝潢及各種設備支出非常龐大,每一筆支出都需做好成本評估,而pos系統屬於餐飲業營業必備的重要工具。這時一定要仔細考量所有支出,比如:系統費用、硬體維修、軟體升級可能衍生費用,維持各項收支平衡,才能確保長久穩定經營。

2. 外觀:輕巧高機動性雲端pos系統或固定式傳統pos

店面寸土寸金,空間一點都不能浪費,如:店內櫃檯是否預留足夠空間放置pos機、錢櫃、出單機及標籤貼紙機等設備?考量裝潢、網路配線、弱電等需求,以及是否要事先埋線在隔間或天花板中,如何規劃美輪美奐門店視覺,又能兼具良好點餐結帳動線,確保工作流程順暢。

3. 功能:單一功能或多個pos功能模組可選擇

用系統最重要莫過於點餐、結帳、報表的管理方式,是否能有效解決人工處理的繁雜手續,除了基本的點餐收銀,仍要考慮整合能力,是否能串接外送平台、LINE、掃碼點餐或集點系統等?功能模組是否符合未來拓店使用?導入之後遠端數位化管理,是否好操作等。

4. 使用介面:操作速度對點餐收銀的影響?

pos介面是否簡潔清晰,人潮眾多時點餐找菜單花費時間、內部教育訓練是否好學好懂,還是功能複雜使用起來要研究很久,對現場人員會不會造成壓力等,pos操作流程不只要直觀好上手外,更要能有效地在點餐結帳流程上縮短時間。

5. 資料與儲存:資料上傳備份與下載方式?

pos系統的資料是儲存在本機硬體裡,還是也能同時上傳備份在雲端主機?如果想看銷售狀況與庫存,各種營銷分析,系統是否能支援並即時呈現,又或者與會計師協調報稅時,系統報表匯出功能是否可以快速支援。

6. 售後服務:客服途徑與維修管道有哪些?

開店期間一刻也不能耽擱啊!pos使用上有問題,無論是菜單建置、修改或pos機硬體壞掉,各種大大小小的可能性,pos系統廠商是否能提供協助並迅速排除?需要從客服管道、售後服務與疑難排除方法來進行調查。

正確選擇適合你的pos系統很重要!照著這幾個面向,仔細挑選就能找最適合你的pos系統,下面就讓我們來做更深入的分析討論吧。

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雲端pos系統與傳統pos價格比較

雲端pos系統通常多數採月費或年約制,只要你的行動裝置或平板不要太老舊,可以連接上網路即可當pos機使用,相較於買斷為主的傳統pos機,能大幅降低店家的負擔,並讓店家在選擇pos系統上有保更多彈性。
傳統pos系統則是以買斷設備與軟體的方式來販售,雖然之後不再使用,可將整套系統售出不浪費,但對於剛創業的店家來說,須先支付一筆設備費用,負擔會較為沈重。

雲端pos系統與傳統pos外觀差異

雲端餐飲POS系統,只要搭配平板或是智慧型手機,並連上網路即可使用,使用上不受地區及空間限制,外型輕巧好攜帶,使用空間與方式機動性較傳統pos來的更高。
傳統的pos機系統都安裝在主機裡,因此體積較為龐大,且傳統pos機台需要以電線來連接各種硬體設備,線路多容易影響桌面使用空間並造成混亂,但其優點是因就算環境無法連網也能使用。

雲端pos系統與傳統pos的功能差異

雲端pos系統與傳統pos在基本功能上,如收銀、銷售紀錄與庫存管理都相差不遠;雲端pos系統的優點之一就是自由度更大,除了可依使用者習慣調整,也能輕易結合行銷功能,隨心靈活運用,輕易的掌握銷售趨勢。
傳統pos機功能多為制式內建型,特定餐飲用不到的功能,無法向廠商要求刪減,而買斷pos機台後,對於新開店還未熟知自己需求的店家,後續要求修改或擴充功能則會較為困難。

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雲端pos系統與傳統pos的使用介面

雲端pos系統是經過較多使用者設計調查,或多以行動裝置原生操作方法來開發,如:iPad的點擊與滑動手勢,介面上更為精簡直觀,直覺式的操作就算是培訓新人也能對pos輕鬆上手,簡單的雲端pos系統操作介面,讓整個使用流程能更為順利通暢。

傳統的pos使用介面較為老舊複雜,使用者需花較多時間與心力學習,如不熟悉操作上也較容易出錯,點餐結帳流程的時間也需要更久,進而影響到店家的服務品質。

而在系統的更新上,雲端pos系統平常就有遠端維護系統的服務,遇到需要系統更新時,除了軟體會自動更新升級外,或是店家自己也能輕易操作,更新為最新版本;而傳統pos機更新或是功能擴充則通常則需要專業人員協助,自行操作困難度會較高。

雲端pos系統與傳統pos的資料與儲存

雲端pos系統資料除了儲存在本機外,也會備份在雲端資料庫,只要有帳號密碼就可跨裝置存取,就算設備毀損,也完全不用擔心資料消失或找不回的問題。

而傳統pos的資料都儲存在本機的硬碟裡,如無習慣定期備份或上傳,硬碟毀損後極有可能會造成資料消失,面臨寶貴的數據與資訊一夕之間全部消失的慘劇。

雲端pos系統與傳統pos的售後服務

雲端pos系統,因為大多是月租型的,月費即包含服務費,遇到問題都能馬上聯絡線上客服,解決各種疑難雜症,即時排除問題;而如果是主機壞掉,只需要拿另外一台ipad接上,即可立馬使用,完全沒有送修的等待問題。其他硬體則提供備用機服務,送修時期不影響影使用。

傳統pos系統服務,提供餐廳菜單建置、客戶服務、業務諮詢以及技術諮詢管道,通常保固期限為一年,保固期過後,如果設備有故障或有問題,通常需要整台pos機送回pos設備廠商維修,維修pos機或整台pos機換新一來一往就要浪費掉許多時間,對時間就是金錢的餐飲業來說,成本太高了!

雲端pos系統與傳統pos挑選6大重點比較表

雲端pos系統
傳統pos系統

價格
月租/年租/免費使用 一次買斷

外觀
行動裝置/iPad 搭配周邊
移動式設備 輕巧好攜帶
體積大/線路多
pos機無法任意移動

功能
客製化/彈性高多為制式內建

使用介面
操作直覺 上手時間短介面複雜 上手時間長

資料儲存
資料雲端同步上傳
除了存於本機也備份於網路
只存於本機硬碟裡

售後服務
軟體方案已包含售後
其他硬體提供備用機
通常須額外付費
主機無法提供備用機

結語

看了以上雲端pos系統與傳統pos的分析介紹,相信你已經對該怎麼挑有初步的了解,您也可預約專人介紹,對pos系統做更全面深入地了解;如果你還是猶豫不決,對於該選擇什麼還是有很多疑惑,簡單來說,如果你的店家賣的東西很單純,且你只需要簡單的收付和最基本的庫存管理,且未來都不會有擴建新功能的需求,那我建議你選傳統的pos機;反之如果你想要有效的經營線上接單、自有會員,且想擴大發展,那雲端pos系統絕對是你的最佳選擇。

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文/Effy

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