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餐飲專欄

【POS系統推薦這樣選!】POS系統挑選6大重點

POS系統推薦挑選6大重點:價格、體積外觀、功能、使用介面、資料儲存、售後服務

餐廳營業每天有幾百件大小事要處理,POS系統相當於一間餐廳的大腦,協助店家處理點餐結帳、庫存管理、發票開立等營運大小事;而POS系統又分成雲端POS系統與傳統POS機,想開店或想轉換POS系統的你一定也想知道兩者差別到底在哪裡?​​POS系統推薦如何挑選?這篇文章會針對雲端POS系統與傳統POS機做一些分析比較,幫助重點整理釐清差異,讓你在選擇上更好判斷。

POS系統推薦怎麼挑?雲端POS系統還是傳統POS機好?

看到市面上各式各樣的POS系統產品你一定也一頭霧水,除了點餐、收銀開立發票外,還可以做會員管理與銷售分析?體積超大的傳統POS機,跟只需一台iPad就能處理大部分店務的雲端POS系統,功能上有什麼差異?各家廠商的計費方式除了買斷還有月租、年租型?要考慮的面向實在是太多了,還沒開店光選系統就先暈頭轉向;適合餐飲業使用的POS系統到底該如何選擇?建議你從以下POS系統推薦挑選6大重點來進行評估。

當你在挑選POS系統時,推薦你考慮以下6大重點:
1. 價格:收費方式是否符合需求
2. 體積外觀:整套設備放到櫃檯,需要多少使用空間
3. 功能:功能擴充、軟體更新是否快速
4. 使用介面:系統操作介面是否簡單易學
5. 資料儲存:各項數據資料的保存方式
6. 售後服務:客服時間、服務途徑與設備維修管道

POS系統推薦挑選重點一:價格和收費方式是否合適

開店初期租金、裝潢及各種設備支出非常龐大,每一筆花出去的錢都需要做好成本評估,而POS系統屬於餐飲業營業必備的重要工具。這時一定要仔細考量使用後所有可能性費用支出,如:系統費用、硬體維修、軟體升級及功能客製化可能衍生額外費用。在尋找最適合自家需求的POS系統時,除了考慮當下資金,也可以將日後是否會汰換系統納入考量,避免在POS系統上浪費過多的成本。

傳統POS機主打硬體銷售,通常要買斷整套系統設備

傳統POS機是以買斷整套設備與軟體的方式來販售,雖然之後不再使用,可將整套系統轉售,但對於營運剛起步或是預算吃緊的店家來說,須先支付一筆不小的設備費用,負擔會較為沈重。


雲端POS系統依訂閱時長不同,計費方式負擔較輕

雲端POS系統通常多數採月費或年約制,只要你的行動裝置或平板電腦不要太老舊,可以連接上網路即可當POS機使用,相較於買斷為主的傳統POS機,能大幅降低店家的負擔,這類型系統通常可透過坊間自行購買的 iPad、Windows平板電腦安裝軟體使用,讓店家在使用POS系統上保有更多彈性。

POS系統推薦挑選重點二:設備體積需要使用多少空間

店面能夠利用的空間有限,必須考慮所有設備使用的空間和人員的工作空間配置,規劃出良好的工作區域與點餐結帳動線,確保工作流程順暢,同時要顧及店內陳設是否足夠美觀,符合店裡的品牌風格與調性。

傳統POS機體積較為龐大、弱電配線線路複雜

傳統POS機通常將系統安裝在體積較為龐大的主機裡,就像早期電腦組成,從螢幕、主機、錢櫃缺一不可,佔據大量櫃檯空間,且主機笨重無法任意移動,侷限在櫃檯使用。除此之外傳統POS機台需要以電線和網路線來連接各種硬體設備,線路多容易影響桌面使用空間,凌亂交纏的電線也會影響整齊程度與美觀。

雲端POS系統資料在雲端主機上,輕巧好攜帶

雲端POS系統,只要搭配平板電腦或是智慧型手機即可使用,外型輕巧好攜帶,不受店內空間限制,可多台主機和子機同時用,彼此透過無線連接的特性移動性高,不會有電線雜亂的問題,甚至可以直接到顧客桌邊點餐,使用空間與機動性較傳統POS來的更高。

POS系統推薦挑選重點三:功能擴充軟體更新是否快速

隨著時代的進步與顧客消費習慣的改變,有些店家針對店內工作流程或餐廳營運進行擴張時,需要有更多符合現代用法的功能,像是串接多套系統、支付金流等,或客製增加新功能,POS系統功能擴充升級的彈性也是必須考慮的重點。

傳統POS機較難更新、修改功能

傳統POS機內建功能多為制式標準化流程,提供的功能幾乎都是固定的,例如:先結帳模式、後結帳模式、零售專用或餐飲業專用等。在日後系統擴充升級上的彈性十分有限,不一定能夠滿足店家的客製化需求。長久下來可能會因更新不易,跟不上餐飲市場變遷的腳步。

雲端POS系統能不斷升級、調整功能

雲端POS系統在功能升級、調整有著極高的彈性,除了可依使用者習慣調整外,還會因應餐飲市場做系統優化更新升級,平時也會遠端維護系統,店家可以根據店內需求選擇需要的功能,確保餐廳符合餐飲市場經營趨勢。

POS系統推薦挑選重點四:系統操作介面是否簡單

餐廳最在意的莫過於效率,POS點餐介面除了要直觀好上手外,更要能有效地在點餐結帳流程上縮短時間。同時在面臨餐飲缺工浪潮的狀況下,新進員工教育訓練也要能快速上手POS系統,可透過系統化流程降低員工失誤狀況也是一大重點。

傳統POS機操作介面較複雜

傳統POS使用介面因內建功能多為制式,操作介面上可能會包含其他不需要的功能選項,導致操作介面雜亂多花時間找尋目標,增加工作人員點餐結帳的時間成本,也會提高出錯的機率,進而影響到店家的服務品質。此外,新進員工也需要花更多時間與心力學習。

雲端POS系統操作介面簡單易懂

雲端POS系統主要透過行動裝置來安裝,操作上接近一般日常使用手機與平板電腦的動作,因此介面相對精簡直觀,工作人員只需依用手機習慣和直覺操作,就能讓整個點餐結帳流程順暢無阻,減少點餐結帳花費的時間,可大幅降低人為按錯的機率,就算是培訓新人也能在短時間內輕鬆上手。

POS系統推薦挑選重點五:數據資料的保存方式

營運數據對餐廳經營至關重要,善用數據可以讓餐廳更了解消費者,幫助餐廳針對餐點或點餐流程等進行優化,讓營運事半功倍。日常營運數據資料的保存方式絕對不容馬虎。

傳統POS機硬體毀損資料就遺失

傳統POS的資料都儲存在本機的硬碟裡,若無習慣定期備份或上傳,萬一POS機發生當機、斷電或硬碟毀損後極有可能會造成資料消失,面臨寶貴的數據資料一夕之間全部消失的慘劇。

雲端POS系統資料自動備份到雲端

雲端POS系統資料會自動備份在雲端資料庫,就算地端本機設備毀損,也完全不用擔心資料清空或毀損的問題。此外,數據雲端同步讓你不再受時間地點的限制,隨時隨地都能掌握餐廳即時銷售狀況與營運分析報表。

POS系統推薦挑選重點六:客服時間、服務途徑與設備維修管道

餐廳營業時間一刻也不能耽擱!POS系統使用上有問題,不論是菜單修改或是硬體故障等各種大大小小的突發狀況,都需要POS系統廠商即時協助排除。客服回覆的即時性與問題排除能力都會是考量重點。

傳統POS機的售後服務較花時間

傳統POS機大部分採用買斷制將整套設備一起販售,修改的彈性有限。聯繫的業務也較難即時解決問題,或是必須等待業務親自到店裡操作,如果設備有故障或毀損,通常需要整台POS機送回原廠維修,維修POS機的過程一來一往就要浪費掉許多時間與金錢。

雲端POS系統的售後服務較能即時支援

雲端POS系統,大多是月租型的,遇到問題都能馬上聯絡線上客服,解決各種疑難雜症,即時遠端手把手協助你排除問題,若是主機故障,只要使用另外一台平板電腦設備替換,即可馬上使用,不需要等待送修時間;其它硬體設備則會提供備用機,不用擔心送修期間無法使用。


比較完雲端POS系統、傳統POS機,我到底該選擇哪一種?

照著這6大重點比較後,仔細挑選就能找最適合你的POS系統,下面就讓我們根據需求面來做更深入的分析討論。


誰適合用傳統POS機?

如果你的店家只需要最基本的結帳收銀與庫存管理,且未來沒有擴充新功能的打算,例如:規劃行銷活動需要使用優惠活動模組;長期經營管理舊客需要會員集點、管理模組;或拓展線上通路使用線上點餐、掃碼點餐或上架外送平台等。若上述的功能你完全沒有考慮使用,那推薦使用傳統POS機即可。

誰適合用雲端POS系統?

如果想將數位行銷的邏輯思維應用在你的店家,並透過數據有效率的經營優化,那雲端POS系統絕對是你的唯一選項。現在科技發展快速,顧客的消費習慣不斷在改變,雲端POS系統會不斷更新適應,善用線上點餐、優惠活動、會員管理與會員集點等功能模組搭配數據分析,一定能在競爭激烈的餐飲市場助你一臂之力。

雲端POS系統傳統POS機

價格
月租或年租一次買斷

體積外觀
手機或平板電腦皆可操作無線連接店員可隨身攜帶體積大、線路多線路多且雜亂需固定在櫃檯

功能
可客製化,修改彈性高可遠端維護系統系統會不斷升級制式內建功能,不易修改系統制式較難升級

使用介面
介面簡潔、操作直觀新人能快速上手介面複雜、操作困難員工需花費長時間學習

資料儲存
資料自動備份雲端資料庫隨時隨地即時察看數據只存於本機硬碟裡資料容易遺失或毀損

售後服務
主機故障只需另一台iPad替換其他硬體會提供備用機客服、業務能即時支援故障需送回原廠主機無法提供備用機客服、業務較難聯繫
雲端POS系統與傳統POS機挑選推薦6大重點比較表

結語

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